Tecniche e strumenti per il lavoro della segretaria

Descrizione
La figura qualificata alla segreteria supporta i referenti della struttura per la quale lavora nella gestione quotidiana delle attività, attraverso compiti di carattere sia organizzativo che esecutivo.

Obiettivi dell’offerta formativa
L’addetto qualificato alla segreteria opera in contesti lavorativi di vario tipo, svolgendo attività di tipo amministrativo-contabile ed organizzativo; gestisce le informazioni e la documentazione di riferimento anche mediante l’ausilio di strumenti informatici e si occupa, se richiesto, degli aspetti relazionali e di comunicazione connessi alla propria attività. L’addetto qualificato alla segreteria, svolge il suo lavoro con un livello di autonomia e di responsabilità che varia a seconda della dimensione dell’azienda in cui è impiegato; ugual dicasi per il tipo di attività svolte: in realtà di piccole dimensioni i compiti svolti dall’addetto qualificato alla segreteria possono essere vari e differenziati comprendendo aspetti comunicativi e relazionali, mentre in contesti più ampi e strutturati si riscontra una netta specializzazione verso attività di tipo strettamente segretariale. Nell’esercizio della propria attività addetto qualificato alla segreteria è chiamato a mostrare un’attenzione particolare alla gestione del tempo e delle priorità operative. In particolare nel territorio di riferimento si rileva tale fabbisogno della figura professionale in oggetto per molti degli studi medici e ospedali privati in rispondenza alla formazione svolta dall’Associazione F.C.S. in qualità di Provider ECM ed in risposta dei quali è specificamente proposto il seguente profilo formativo che ha quindi una declinazione professionale nel settore socio-sanitario di riferimento, pur essendo comunque trasversale ai settori in cui tale figura professionale andrà ad operare.

Risultati attesi

PRODURRE E GESTIRE LA DOCUMENTAZIONE

Redigere, modificare, formattare, archiviare e stampare testi (lettere, moduli, tabelle e documenti aziendali), utilizzando
software per l’automazione d’ufficio (ad es., word, excel).
Organizzare un archivio cartaceo ed elettronico (data base), conservarvi i documenti ed all’occorrenza recuperarli.

TRATTARE DOCUMENTI AMMINISTRATIVO-CONTABILI E GESTIRE I LIBRI SOCIALI

Eseguire attività amministrative di base (ad es., rimborsi spese, conteggio ferie, compilazione fatture, bolle, etc.).
Aggiornare, se richiesto, i libri sociali e predisporre i verbali di adunanza e deliberazione dell’Assemblea, del Consiglio di

GESTIRE FLUSSI INFORMATIVI E COMUNICATIVI

Ricevere, raccogliere, trattare documenti cartacei ed elettronici in entrata (comunicazioni interne ed esterne, posta,
aggiornamenti normativi, etc.) e se necessario trasmetterli ai destinatari ovvero a quanti siano interessati ai contenuti.
Redigere verbali e resoconti di riunioni e conferenze.
Evadere la corrispondenza del proprio responsabile/servizio/settore utilizzando i più diffusi strumenti/mezzi di comunicazione
commerciale (e-mail, fax, corriere, etc.).
Gestire le comunicazioni telefoniche ed interpersonali:
filtrare ovvero trasmettere le comunicazioni ed i messaggi telefonici;
gestire i rapporti diretti con personale interno ed esterno all’azienda;
gestire lamentele e situazioni critiche.

GESTIRE UN’AGENDA, ORGANIZZARE RIUNIONI ED EVENTI DI LAVORO

Tenere aggiornata, se richiesto, l’agenda di lavoro del proprio responsabile.
Elaborare un piano di lavoro a breve/medio e lungo termine al fine di monitorare le scadenze e stabilire priorità operative.
Organizzare operativamente riunioni ed eventi di lavoro e seguirne lo svolgimento:
individuare e riservare il luogo, le attrezzature (ad es., proiettori, lavagne, etc.) ed i servizi accessori (interpretariato, catering,
etc.);
verificare, prima e durante l’evento, il corretto funzionamento delle attrezzature e le eventuali criticità dei servizi accessori.
Organizzare viaggi d’affari (contattare agenzie ed alberghi, consultare orari e siti internet, richiedere preventivi, effettuare
prenotazioni, etc.).

Attestato

Al termine del corso verrà rilasciato attestato di frequenza